Page 47 - Forsvarets Forum nr. 1 / 2023

Tidligere hadde Riksarkivet en egen forsvarsavdeling som siden er lagt ned. Avdelingsdirektør i Arkivverket, Stian Norli, sier han ikke vet hvorfor avde- lingen ble besluttet «kassert».
– Den ble opprettet som et resultat av en arkivskandale, og at det ble kassert vel- dig mye informasjon knyttet til den kalde krigen, sier han og opplyser om at Riks- arkivet nå ikke ønsker å sitte på for mye gradert materiale. Derfor er det viktig at det meste avgraderes før det blir sendt dit.
Så lenge Norli har jobbet i Arkivverket, har de hatt et samarbeid med Forsvaret.
– Det er en utfordrende etat å jobbe med, om jeg skal være ærlig. Det er få som har en helhetlig oversikt over arki- vene. Mitt inntrykk er at det er vanskelig å kartlegge arkivene i Forsvaret, og at det har blitt gjort flere forsøk uten at de har kommet i mål.
Han begrunner dette med at Forsvaret består av mange enheter, som igjen gjør det vanskelig å få oversikt. På Riksarkivet ligger arkiver fra hele forsvarssektoren – Forsvaret, Forsvarsmateriell og Forsvarsbygg.
Underbemanning i arkivtjenesten nevnes spesifikt som en av årsakene til de omfattende destrueringene i den tidligere nevnte NOU-en. Stian Hauge er teamle- der i historisk avdeling av DA, tidligere arkivtjenesten, og peker på det samme når de nå har satt i gang med å overføre innholdet på de eksterne lagringsmediene over til trygge løsninger.
De er fire personer som foreløpig job- ber i historisk avdeling og har ansvar for prosessen. Snart vil de runde et tresifret antall lagringsmedier spesielt fra interna- sjonale operasjoner (Intop), i all hovedsak harddisker, USB-pinner og datakassetter.
– En harddisk kan inneholde terrabyte med informasjon, for å si det sånn. Vi er i gang med å få det kopiert over nå og ber om ressurser for å få gjort jobben. Dette kunne vi drevet med 24 timer i døgnet, men vi har ganske mye annet å gjøre også.
I tillegg til kopiering går jobben ut på at arkivmaterialet må åpnes, virusskan- nes, renses, ordnes og systematiseres, forvaltes på forsvarlig vis og gjøres tilgjen- gelig på en sikker og trygg måte.
– Vi gjør også fortløpende vurderinger av bevaring, kassasjon og sikkerhetsgra- dering. Det er en omstendelig prosess, sier Hauge og legger til at de trenger ekstra ressurser for å få gjort dette innenfor rimelig tid.
Han oppfatter at det er gehør for å få flere inn.
– Det blir sånn: Hvordan spiser man en elefant? Jo, bit for bit, sier han tørt.
Hauges sjef, Thomas Fosse i Ferd, for- teller at arbeidet med å effektivisere og forbedre DA har startet, og at tiltakene tas steg for steg fremover.
Nå kartlegger de hvor mange doku- menter som produseres på de ulike platt- formene og saksbehandlingssystemene i Forsvaret, og hvor mange som blir arki- vert på rett måte.
Ansatte i Forsvaret og de som er i uten- landstjeneste, er de som må gjøre en viktig del av selve dokumentasjonsarbeidet. De må rett og slett skrive ned informasjon om hendelsene som skjer, ta vare på det som er arkivverdig, og sørge for at det blir sendt inn på rett måte.
– Det er Norges øverste representant i utenlandsmisjonen eller senior national representative (SNR) som rapporterer til Forsvarets operative hovedkvarter (FOH). Rutinemessig rapportering gjøres på gitte intervall, som er definert i operasjonsor- dren til misjonen.
Det sier talsmann for Forsvarets opera- tive hovedkvarter (FOH), Marius Vågenes Villanger.
Dette kan være daglig, ukentlig eller månedlig i form av skriftlige rapporter som arkiveres elektronisk. Om det skulle skje en hendelse rapporteres det umiddel- bart i en Incident Spot Report, forklarer Villanger.
Det er noen faste punkter som skal være med i en slik rapport: hensikt med rapporten, tidspunkt for hendelsen, kon- taktperson, beskrivelse av hendelsen (hva og hvorledes), egne styrker som var involvert, kilde til informasjonen, presse og informasjon, skader på eget personell, skader på sivile, behov for støtte samt merknader, tilleggsinformasjon og kri- tiske bekymringer.
FOH har et døgnbemannet operasjons- rom i Bodø, som tar imot slike rapporter hele året, opplyser Villanger.
Fosse i Ferd sier systemene med fordel kan forbedres:
– Jeg tenker man aldri kommer helt i land der, egentlig. Den enkeltes ansvar og systemene for arkivering henger sammen. Det nye systemet P360 skal tilrettelegge sånn at det skal være enklest mulig for forbrukerne. Det skal hjelpe dem å gjøre enkle og lette valg og sørge for at det blir lagret slik det skal, sier Fosse.
Hvordan man sikrer rapportering utenlands, kan nemlig også være avgjø- rende for hva man sitter igjen med 20 år etter.
– Hvis man ikke gjør det man skal i dag, vil det ofte ikke få konsekvenser før om noen år. Som regel ganske mange år
frem i tid, sier Stian Hauge i historisk avdeling på Jørstadmoen,.
Det er den effekten vi ser i dag, mener han. Det er nå en økende etterspørsel etter den digitalt skapte dokumentasjonen fra 1990-tallet og tidlig 2000-tall som ikke ble arkivert, bevart og forvaltet slik det skulle i sin tid. Det er et stort etterslep det haster å få gjort noe med, mener han.
– Nå skal man prøve å finne sakene som ligger langt tilbake i tid. Det er her problemene dukker opp for enkeltperso- ner, forskere, journalister og andre som har bruk for å finne kilder som ligger i våre og andres arkiver, sier Hauge.
Arkivarene på Jørstadmoen har begynt å få forespørsler om dokumentasjon fra Afghanistan. Det er forventet at det vil bli flere i fremtiden.
– Der må vi på arkivsiden være i for- kant og være klare til å ta imot sakene som kommer, sier han.
UROVEKKENDE OM AFGHANISTAN
Det er ikke bare Hauge som tar opp Afg- hanistan.
Martin Lau Slåtten er forsker ved For- svarets høgskole og jobber med en rapport hvor han, kontingent for kontingent, beskriver de arkivproduserende norske avdelingene i Afghanistan. Han prøver å koble dem opp mot arkivene som er lagret på Jørstadmoen og i Riksarkivet. Håpet er å sitte igjen med et bilde av hel- hetstilstanden.
Det han har sett så langt beskriver han som «urovekkende».
– Brorparten av Afghanistan-arkivene er oppbevart på de samme harddiskene og minnepinnene som de ble lagret på første gang for 15–20 år siden. Det er alarme- rende, for dette er lagringsmedier med en svært begrenset levetid. En annen side ved saken er at man i liten grad vet hva disse lagringsmediene inneholder, sier Slåtten.
Beskrivelsene av hva som befinner seg av informasjon er i beste fall overfladiske, forteller han. Han tror imidlertid at situa- sjonen ville vært langt verre om det ikke hadde vært for arkivarene i Forsvaret.
– Mitt inntrykk er at de lenge har for- søkt å si ifra om disse forholdene, men at de ikke har blitt hørt når de har forsøkt å varsle, sier han.
Slåtten mener det på kort sikt er to ting som er viktige:
– Afghanistan-arkivene overføres til sikre lagringsmedier så fort som overho- det mulig. Så må man prøve å skape seg et bilde av hvilken informasjon man har, hva man eventuelt mangler, og hvor det som mangler i tilfelle kan ligge lagret.
FORSVARETS FORUM 47